FORMATO PROCEDIMIENTOS Código GESTIÓN DOCUMENTAL Versión GESTIÓN Y TRAMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES. Acto Administrativo de Aprobación


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1 27-nov-7 Elaboró Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 27 de noviembre de 207 Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Profesional Especializado Académica Fecha Noviembre de 207 Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Control de Cambios Descripción Creación del Procedimiento Subdirector Administrativo, Financiero y de Control. Responsable de Procedimiento Operario 0 2. Objetivo Prestar eficientemente los servicios para la recepción, radicación, distribución y tramité de las Comunicaciones oficiales enviadas o recibidas, mediante un sistema de información documental que permita el control, seguimiento y acceso de la documentación desde su radicación hasta el cumplimiento y/o solución del asunto. 3. Alcance Este Procedimiento aplica para las Comunicaciones Oficiales internas y externas, recibidas o enviadas, dando inicio con la recepción de los documentos hasta la gestión, trámite y resolución de asuntos del IDEP. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP. Página de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

2 4. Base legal 27-nov-7 Ley 57 de 85. "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales". Acuerdo 7 de 4. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos" Ley 527 de. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones". Ley 54 de Ley General de Archivos. Acuerdo 4 de "Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos Acuerdo 060 de 200. "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Acuerdo 42 de "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 2, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 54 de 2000" NTC 405:2003. Norma General para la Descripción Archivística. Resolución Interna No.33 de "Por el cual se adopta el Manual de Procedimientos". Resolución Interna No.7 de "Por el cual se adopta el Manual de Archivo del IDEP". Decreto 54 de "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA, como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector público". Ley 36 de 200. "Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones". NTCGP 000:200. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 437 de 20. "Por la cual se expide el de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". NTD-SIG 00:20. "Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos Distritales". Resolución Interna 58 de 20. "Por la cual se crea el Subsistema interno de Gestión Documental y Archivos SIGA del IDEP" Decreto 2578 de 202. "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 424 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado". Ley 72 de 204. "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones". Ley 755 de 205. "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Decreto 080 de 205. "Titulo II. Patrimonio Archivístico". Documentos Externos Manual de Atención al Ciudadano de la Alcaldía Mayor de Bogotá 5. Documentos de Referencia Documentos Internos MN-GD-07-0 Manual de Archivo y PGD-GD-07-0 Programa de Gestión Documental GU-GD-07-0 Buenas practicas para el uso eficiente del papel Término Comunicaciones oficiales Comunicaciones oficiales recibidas Comunicaciones oficiales enviadas Control y Seguimiento Disponibilidad 6. Definiciones Definición Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Es toda comunicación que llega al Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP Es toda comunicación escrita por un funcionario en nombre del Instituto dirigida a personas o entidades diferentes al mismo. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe, en desarrollo de sus actividades a lo largo de todo el ciclo de vida. Característica se seguridad de la información, que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la Ley. Página 2 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

3 27-nov-7 Distribución de las Comunicaciones y Tramité Documento Gestión y Trámite Producción Radicación de Comunicaciones Oficiales Recepción de Documentos Registro de ingreso de documentos: Curso del Documento desde la producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Es el procedimiento por medio del cual, el Instituto asigna un número consecutivo, a las comunicaciones externas recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Las comunicaciones internas también se deben radicar. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Nro. Descripción de la actividad Actividades Recepción de Documentos INICIO 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control En ventanilla al recibir la se debe revisar: administrativo. Que las comunicaciones y los anexos estén completos. 2. Que correspondan a lo anunciado. 3. Que el solicitante entregue original y copia de la comunicación. 4. Todas las comunicaciones se deben recibir y dar trámite. Documento soporte de la actividad recibida Observaciones Se recibe la de: Sistema Distrital de Quejas y Soluciones SDQS (las solicitudes que no son competencia de la entidad se deben trasladar el mismo día de la recepción por el sistema SDQS, o dar respuesta definitiva según se a el caso), comprende Ciudadanos y entidades del Distrito. Funcionarios. 2 Verificar que la información no se haya recibido antes por otro medio. NO A SI B A través del Sistema de Información de Gestión Documental, se verifica, si la información ya fue radicada antes. De ser así, imprimir el mismo número de radicado. recibida El funcionario encargado debe consultar en el, asunto y entidad remitente, para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio, y si es, idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, generar el mismo identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento. Página 3 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

4 27-nov-7 3 Registro de Documentos A B.Seleccionar el modulo dependiendo el tipo de comunicación: *Comunicaciones Internas *Comunicaciones Recibidas *Facturas *PQRS *Comunicaciones Enviadas 2.Comunicaciones Recibidas, pueden ser: *Comunicaciones *Resoluciones *Directrices *Tutelas *Circulares 3. Capturar los siguientes datos en el Sistema de Información de Gestión Documental: * Fecha * Asunto * Nombre del remitente * Anexos * Destinatario recibida Identificar si las comunicaciones recibidas o producidas son internas, externas o son disciplinarios. A través del Sistema de Información de Gestión Documental se radica el documento siguiendo el MANUAL CORRESPONDENCIA MN-GD-07-0 Registrar los datos del destinatario, del remitente y los anexos que el usuario entrega. 4 Radicar Documentos. Una vez registrada la información, el sistema asigna el número de radicado. 2. El rotulo se debe ubicar en un extremo de la comunicación de tal forma que no obstaculice la lectura del documento. 3. Imprimir el mismo rotulo en la comunicación original y en la copia. Documento con consecutivo de recibida o enviada Modulo Gestión Documental. El Instituto asignara un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre del funcionario que radica el documento. VER MANUAL CORRESPONDENCIA 5 Entregar copia de la comunicación radicada C Se entrega copia de la comunicación radica a la persona solicitante. Copia del documento con consecutivo de recibida Modulo, Gestión Documental. El funcionario o persona que entrega la información para radicar, debe conservar una copia de la comunicación radica como soporte. Página 4 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

5 27-nov-7 6 Digitalizar Documentos C. Se digitaliza la comunicación junto con los anexos, que se encuentren en soporte papel. 2.Verificar que los anexos digitalizados estén completos de acuerdo a lo descrito en el aplicativo. 3. Cargar documentos en, con número de radicado. Archivo digitalizado en PDF Modulo, Gestión Documental - Comunicaciones recibidas Se escanean los documentos radicados y los anexos, en caso que sean soportes como CD, libros, cintas de video etc. Estos solo se relacionan en el campo de anexos para identificar el tipo de soporte que se esta recibiendo. VER MANUAL CORRESPONDENCIA 7 8 Consultar información a través del modulo de gestión documental automatizado La información radicada corresponde a un Derecho de Petición? No D Si E Funcionarios destinatarios... Una vez almacenada la información en el modulo de gestión documental, los funcionarios destinatarios podrán consultar la información radicada. 2. La ventanilla de radicación podrá enviar documentos solicitados por los funcionarios a través de correo electrónico. Llevar control interno de los derechos de petición:. Diligenciar Base de Datos (Excel) con los siguientes campos: *Número de Radicado. *Fecha *Radicado de Respuesta *Días de Respuesta *Radicado SDQS (sistema Distrital de Quejas) *Día Radicado (Fecha de ingreso SDQS) *Fecha de cierre SDQS *Oficina Asignada *Clasificación de Tipología o asunto *Fecha de posible respuesta 2. Generar alerta por correo electrónico a la oficina encargado de dar respuesta, con cinco días de antelación a la fecha de terminación del tiempo de oportunidad. Archivo digitalizado en PDF Modulo, Gestión Documental - Comunicaciones recibidas o enviadas Base de Datos en Excel. Correo electrónico de alerta cuando sea necesario. Las comunicaciones solo podrán ser consultadas y/o solicitadas por los funcionarios destinatarios o el funcionario con el cargo superior a este. La ventanilla de radicación realizara un control y seguimiento al trámite de los Derechos de Petición. Revisar la Guía para PQRS GU-AC-0-0 Página 5 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

6 27-nov-7 Para las comunicaciones oficiales recibidas, se realizara distribución. D E. Funcionario destinatario. Se debe generar de SAIFI e imprimir planilla de reparte de comunicaciones recibidas. 2. Verificar que el destinatario y remitente correspondan a la comunicación a entregar. 3. Se entrega la comunicación en el puesto de trabajo del funcionario destinatario de la teniendo en cuenta lo siguiente: a) En el caso de que el funcionario a quien va dirigida la comunicación no se encuentre, la comunicación será entregada en el siguiente recorrido. b) En el caso de ausencia temporal del funcionario, la comunicación la debe recibir la persona designada. 4. El funcionario que recibe la comunicación firma la planilla de reparto con fecha y hora de recibo. Planilla de reparto de comunicaciones expedida por, firmada por el funcionario que recibe la Comunicación Dos veces al día se genera el reparto en el link de reparto de comunicaciones y se genera la planilla siguiendo el MANUAL DE CORRESPONDENCIA MN-GD-07-0 Las comunicaciones entregadas a la Dirección, pueden ser reasignadas a otras dependencias para su trámite y respuesta. Tramitar comunicaciones? Si No Funcionario destinatario de la comunicación. Si corresponde a documento informativo, dar a conocer. 2. Archivar el documentos de acuerdo a lo establecido en las TRD. Si el documento recibido corresponde a una circular de información general o documento informativo, se dará conocer a los funcionarios o funcionario competente de la entidad, por los medios establecidos para este fin. 2 Generar respuesta por parte del funcionario responsable F Funcionario destinatario de la comunicación. Emitir respuesta. 2. Entregar al superior para la correspondiente revisión, aprobación y firma. Comunicación oficial Las comunicaciones internas o externas producidas por el IDEP se presentaran en los formatos y plantillas definidos y aprobados por el Sistema Integrado de Gestión. Adicionalmente deben relacionar al final las personas que intervinieron en su producción. De acuerdo a lo establecido en el MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MN-GD Revisar Guía para PQRS GU-AC-0-0 Página 6 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

7 27-nov Recepción Respuesta a la comunicación oficial Registro de Documentos F En ventanilla al recibir la se debe revisar:. Que las comunicaciones y los anexos estén completos. 2. Que correspondan a lo anunciado. 3. Que el solicitante entregue original y copia de la comunicación. 4. Que adjunte la comunicación recibida.. Seleccionar el modulo : *Comunicaciones Enviadas. 2. Seleccionar tipo de comunicación *Respuesta Comunicación *Respuesta Derecho de petición. *Respuesta Tutela. *Devolución Factura *Respuesta Circulares *Respuesta Directrices 3. Capturar los siguientes datos en el Sistema de Información de Gestión Documental: * Fecha * Asunto * Destinatario * Anexos * Nombre del remitente 4. Referencia *Llamar y adjuntar la imagen del radicado recibido. enviada enviada El funcionario de ventanilla revisara que los documentos correspondan a los formatos establecidos por la entidad y dado el caso devolverá los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos. Ver. Maloca Aula SIG. Identificar a que tipo de comunicación corresponde la respuesta. A través del Sistema de Información de Gestión Documental se radica el documento siguiendo el MANUAL CORRESPONDENCIA MN-GD-07-0 Registrar los datos del destinatario, del remitente y los anexos que el usuario entrega. Radicar Documentos (Ver paso 4) 5 Digitalizar Documentos (Ver paso 6) G En el modulo de comunicaciones enviadas se debe reflejar el documento de respuesta, con número de radicado y el documento de solicitud o documento recibido. Archivo digitalizado en PDF Modulo, Gestión Documental - Comunicaciones enviadas Página 7 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

8 27-nov-7 6 Realizar el despacho de comunicaciones externas G. Tomar copia a la primero hoja de la comunicación 2.Entregar original y copia al mensajero. Mensajero empresa contratada. 3.El mensajero verifica y firmar relación de documentos entregados. Planilla de despacho de comunicaciones generada en firmada. Relación de documentos entregados La distribución de comunicaciones enviadas se realiza por medio de mensajería externa contratada. 7 Recibir la copia de las Comunicaciones enviadas de la empresa de mensajería Mensajero empresa contratada.. Empresa de mensajería entrega información al destinatario. 2.Devuelve al IDEP soporte firmado con fecha y hora de recibido. 3.En ventanilla a recibir los soportes se verifica que lo relacionado en la planilla concuerde con lo entregado por la empresa de mensajería. Planilla de despacho de comunicaciones con la firma de recibido por parte de la empresa de mensajería. Al día siguiente del reparto de la el mensajero de la entidad contratada entrega las comunicaciones radicadas con las firmas y/o sellos de recibido de los destinatarios en la ventanilla. El funcionario de la ventanilla hace la devolución de éstas comunicaciones a los funcionarios remitentes en dos recorridos uno en la mañana y otro en la tarde. 8 El soporte corresponde a la respuesta a un Derecho de Petición? No Si. Archivar en las respuesta a los derechos de petición. 2. Aplicar disposición de acuerdo a lo establecido en las TRD Entregar copia de la enviada a las áreas correspondientes y registrar firma de recibido H I Funcionario responsable. Generar Planilla de despacho, para entregar soporte de recibido y/o respuesta. 2. El funcionario que recibe la comunicación firma la planilla de despacho con fecha y hora de recibo. 3. Archiva la comunicación como soporte al trámite. Planilla de Reparte Soporte enviada En los recorridos de entrega de documentación se devuelven las copias de documentos enviados a través de la empresa de mensajería y se hace firmar la planilla de archiva. y se Página 8 de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

9 27-nov-7 20 Archivar información soporte del trámite administrativo y documentos generados por el área de H I Funcionario encargado del Archivo de Gestión. Las comunicaciones emitidas por el IDEP, deberán se archivadas por el área productora con sus correspondientes anexos y antecedentes de acuerdo a Tabla de Retención Documental de la oficina. 2. Los originales de las planillas de registro de las comunicaciones se archivaran de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la oficina. Los diferentes expedientes Se archiva en la carpeta de reparto de reposa en el comunicaciones externa recibida archivo de gestión de cada oficina. 2 Serie Consecutivos de FIN Funcionario encargado del Área de Sistemas La serie consecutivos de :.Se conservara en formato Digital a través del software de Gestión Documental del IDEP. 2. El área de sistemas deberá realizar copias de seguridad que garantice su consulta y conservación en el tiempo. Base de datos Software Gestión Documental Las comunicaciones podrán ser consultadas por los funcionarios a través del Sistema de Información de Gestión Documental. 8. Tiempos recibida: un () día Hábil hasta la asignación de Tiempos de respuesta de acuerdo a lo establecido en la Ley 775 de 205. Políticas de Operación Es obligación del IDEP atender al ciudadano a través de la ventanilla única de radicación, bajo la normatividad vigente y de acuerdo a las políticas impartidas por la Veeduría Distrital y la Secretaria General de la Alcaldía Mayor. El horario de atención en la ventanilla de para radicación es de 7:00 a.m. a 4:30 p.m. jornada continua. El PGD de la entidad pretende dar un manejo eficiente, eficaz y efectivo al manejo de la documentación producida o recibida por del IDEP, desde su producción, trámite hasta su destino final. La asignación de siempre se generara en el aplicativo. El presente procedimiento esta articulado con el Manual de Archivo y MN-GD-07-0 y así como, con el Programa de Gestión Documental PGD-GD Página de FT-MIC-03-02_V4 20/0/207

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