Guía de Digitalización


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1 CONSEJERÍA DE ECONOMÍA, HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Guía de Digitalización Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación presentada presencialmente por la ciudadanía en las oficinas de registro de la Junta de Andalucía

2 Documento informativo realizado por la Junta de Andalucía. Noviembre 2018

3 Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Índice 1. Introducción 2. Requisitos para la digitalización de la documentación 3. Clasificación de los documentos: originales, copias auténticas y copias 3.1 Originales 3.2 Copias auténticas 3.3 Copias 4. Operativa de digitalización y registro 4.1 Comprobar si cumple los requisitos para la digitalización 4.2 Preparar, clasificar y verificar la documentación a digitalizar 4.3 Grabar el registro 4.4 Digitalizar 4.5 Comprobar documentos electrónicos generados 4.6 Enviar los documentos 4.7 Completar datos de Intercambio Registral 4.8 Generar el justificante y devolver originales en papel 5. Situaciones particulares ante la ciudadanía 5.1 Límites para envíos electrónicos 5.2 Recomendaciones en caso de error 5.3 Obtención de copias auténticas 5.4 Facturas y justificantes de pago 5.5. Envío físico por disposición normativa Glosario de términos Guía rápida de registro y digitalización de documentos ANEXO I. Justificante de presentación ANEXO II. Carátulas de digitalización

4 001 Introducción Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Introducción Las nuevas leyes de regulación de las Administraciones Públicas, ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establecen las bases para una verdadera administración electrónica y sin papeles tanto en sus relaciones con la ciudadanía como entre ellas mismas. En este empeño, la captura en formato digital en las oficinas de registro de la documentación que la ciudadanía dirige a la Junta de Andalucía y a otras Administraciones Públicas supone un salto cualitativo que debe actuar como impulsor de una Administración que empiece a dejar atrás el tiempo de la información en soporte papel para incorporarse al tiempo en que la información, los datos y los documentos viajan, se procesan y se archivan de manera electrónica. La recogida de la documentación en formato electrónico desde los registros desencadenará, desde su propio origen, un impulso que forzará progresivamente a que todo el proceso de envío, tramitación, resolución y archivo se convierta en digital. Son múltiples las ventajas de introducir el proceso de digitalización y entre ellas, destacamos las que afectan a los siguientes ámbitos: 4

5 001 Introducción Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 1. Ahorro económico que supone evitando la aportación de copias por parte de la ciudadanía y envíos por correo dentro de la propia administración o entre administraciones. La guía contiene 5 apartados estructurados de la siguiente manera: La introducción de la guía recoge tanto su contexto, propósito y estructura. 2. Reducción de los tiempos de respuesta al eliminar la demora de los traslados físicos. En el segundo apartado se describen y explican los requisitos que hacen posible la digitalización de la documentación presentada, exponiendo los casos en los que se debe digitalizar la documentación y aquellos en los que se debe proceder al envío físico de la misma sin digitalizar. Introducción 3. Mejora de la trazabilidad de los procesos al incluir registros de cada paso y cada actor que interviene en los mismos. 4. Aumento en la accesibilidad a los procedimientos y servicios al permitir su utilización desde cualquier lugar y momento. El tercer apartado se dedica específicamente a explicar cómo deben clasificarse los documentos en base a su carácter como originales, copias o copias auténticas. Por todo ello, la Junta de Andalucía pone en marcha la iniciativa de digitalización de los documentos presentados en los registros dotándolos con estaciones de captura capaces de convertir los documentos en papel en versiones electrónicas garantizando la identidad y contenido de las copias electrónicas y, por tanto, su carácter de copias auténticas tal como recoge el artículo 27 de la Ley 39/2015. El cuarto apartado recoge detalladamente la operativa de digitalización y registro estructurada en 8 pasos que debe seguir el personal de las oficinas de registro para que el proceso se lleve a cabo de manera homogénea y con total garantía. Tanto los elementos tecnológicos implicados en el proceso de digitalización como los procesos gestionados por el personal de las oficinas resultan claves para asegurar que el resultado reúne todas las condiciones técnicas y jurídicas para su validez posterior. El quinto apartado aglutina situaciones particulares como los límites de tamaño para la digitalización, cómo actuar en caso de error, la obtención de copias auténticas por la ciudadanía, el tratamiento de las facturas y cómo actuar cuando se debe hacer un envío físico por disposición normativa. Esta guía recoge información necesaria para llevar a cabo de forma correcta y con uniformidad de criterio las funciones de digitalización y registro de la documentación presentada presencialmente por la ciudadanía ante una oficina de registro de la Junta de Andalucía. Se ha elaborado además una guía rápida de consulta para tener una visión sintética de la operativa y proceso de digitalización y registro de la documentación y un glosario con algunos de los conceptos y términos utilizados para su mejor comprensión. Para ello se ofrece una visión de los conceptos necesarios y de la operativa detallada con los pasos y tareas a realizar durante la digitalización y registro de la documentación, tanto en situaciones ordinarias como particulares, y supone el documento de referencia clave ante las situaciones que el personal de los registros deba resolver en el proceso de digitalización. Finalmente, en los Anexos se recogen las carátulas que clasifican los documentos como original, copia y copia auténtica de cara a su digitalización y el justificante de presentación para la ciudadanía una vez finalizado el proceso de digitalización y registro. 5

6 002 Requisitos para la digitalización Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Requisitos para la digitalización Las oficinas de registro actuarán habitualmente registrando y digitalizando la documentación en papel que presente la ciudadanía y devolviendo a continuación, junto al justificante de la presentación, la documentación presentada. En cumplimiento del articulo 27.4 de la Ley 39/2015 el derecho de la ciudadanía a obtener copias auténticas electrónicas de la documentación presentada en papel se ha dispuesto mediante el acceso a través de la Zona Personal del portal de Atención a la Ciudadanía de la Junta de Andalucía, en la que los interesados podrán consultar el detalle de los asientos realizados en una oficina de registro y digitalización de la Junta de Andalucía, así como los documentos presentados que se incorporaron en el acto de registro. En consecuencia, a fin de proceder a la digitalización de la documentación presentada, será necesario que se cumplan los cuatro requisitos que se enumeran a continuación. En caso de no cumplirse alguno de ellos, se procederá de la manera habitual remitiendo los documentos mediante un envío físico. 6

7 002 Requisitos para la digitalización Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Requisitos para la digitalización Requisito 1 Requisito 3 La documentación será presentada presencialmente en una oficina de registro por la ciudadanía a fin de devolver a la persona que hace la presentación la documentación original. Por tanto no se digitalizará la documentación recibida mediante correo postal, correo certificado, valija o mensajería ni cualquier otro medio que impida la devolución de originales a la persona que realiza la presentación. La documentación presentada puede ser capturada en el escáner de que disponga la oficina de registro. No se digitalizará aquella documentación que por su volumen o tamaño resulte imposible o inviable de escanear tales como libros, soportes físicos como CDs o llaves usb, sobre cerrados como ofertas de licitación, documentos de gran volumen (más de 250 páginas) u otros documentos que no sean aptos para su lectura mediante escáner. Requisito 2 Requisito 4 En la documentación presentada deberá constar los datos de identificación de la persona interesada a fin poner a disposición de las mismas las copias auténticas en la Zona Personal del portal de Atención a la Ciudadanía. Concretamente, en el caso de personas físicas, los datos serán su NIF o identificador similar, nombre y apellidos. En el caso de personas jurídicas, los datos serán la razón social y el CIF. Por tanto no se digitalizará la documentación en que no consten los datos de identificación de la persona interesada. La documentación presentada debe poderse enviar a su destino electrónicamente. En este sentido sólo se digitalizará la documentación dirigida a la Junta de Andalucía o a otras Administraciones que estén integradas en SIR. Por tanto no se digitalizará la documentación dirigida a unidades administrativas que no se encuentren integradas en SIR. 7

8 003 Clasificación de los documentos Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Clasificación de los documentos Una vez se ha adoptado la decisión de proceder a la digitalización de la documentación presentada, debe tenerse en cuenta que los originales serán devueltos a la persona que realiza la presentación. Ello implica que el centro gestor no dispondrá de la documentación que ha presentado la ciudadana o ciudadano y en su lugar dispondrá de copias electrónicas auténticas. Por ello, las oficinas de registro deberán dejar constancia ante los órganos de destino, en algunos casos pertenecientes a otras Administraciones Públicas, de la validez o tipo de documento presentado por la ciudadanía. En el apartado 4 de la Guía se detalla la operativa a seguir para la digitalización de la documentación y de cómo se califica mediante carátulas que se introducen antes del escaneo de los documentos determinando su tipo en la aplicación de registro. Con tal fin se han definido tres categorías para la clasificación de documentos: 1. Documentos originales 2. Copias auténticas 3. Copias 8

9 003 Clasificación de los documentos Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 3.1. Documentos Originales entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, que permita la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. A efectos de digitalización sólo contemplaremos los documentos en soporte papel. No podrá digitalizarse ni incorporarse al asiento registral ningún documento en un soporte que no sea papel. Los documentos pueden ser públicos, cuando están realizados y certificados por un funcionario de la administración pública, o privados, cuando prueban algo que está autorizado por las partes interesadas. Son documentos privados, por ejemplo, los certificados médicos, contratos privados, facturas, etc. En ambos casos, documentos públicos o privados, serán considerados originales cuando consten en ellos firmas o sellos que acrediten que no se trata de una copia Copias auténticas 3.3. Copias La Ley 39/2015 en su articulo 27 establece que tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las AAPP en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido, y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. Se entiende por copia el documento que reproduce a otro que es original, normalmente una fotocopia. Las copias compulsadas de documentos administrativos o privados no garantizan que el documento del que se ha hecho la fotocopia sea auténtico, ni que no haya sido manipulado o alterado por alguien. En base a lo anterior, las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un Código Seguro de Verificación (CSV) vinculado a la Administración Pública, órgano o Los documentos que se presenten compulsados por otro organismo se tendrán como documentos no originales y se calificarán como copia. Corresponderá a la unidad de tramitación destino valorar en base al sello de la compulsa la validez del mismo. 9

10 004 Operativa de digitalización y registro Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Operativa de digitalización y registro Se describe a continuación la operativa a seguir para la digitalización y registro de la documentación que se presente en una oficina de registro de la Junta de Andalucía. Es conveniente ofrecer indicaciones y ayuda a la persona que hace la presentación sobre cómo preparar los documentos antes de proceder a su digitalización, especialmente en caso de que sea voluminosa eliminando grapas, clips, post-it, gusanillos, pliegues y dobleces. En las oficinas se dispondrán carteles con estas mismas indicaciones que orienten a la ciudadanía sobre cómo preparar la documentación antes de su turno en el registro. Por parte del personal de las oficinas de registro, el proceso de digitalización se llevará a cabo mediante 8 pasos: 1. Comprobar que la documentación cumple los requisitos para la digitalización 2. Preparar y clasificar la documentación 3. Grabar el asiento registral 4. Digitalizar la documentación 5. Comprobar los documentos electrónicos generados 6. Enviar los documentos 7. Completar los datos de intercambio registral, en su caso 8. Generar el justificante y devolver los originales en papel 10

11 004 Operativa de digitalización y registro Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 4.1 Comprobar si cumple los requisitos para la digitalización La demanda de registros en la oficina no permite dedicar tiempo a la digitalización. Por ejemplo si existen colas, se obviará el proceso de digitalización y se registrará del modo habitual. El empleado/a del registro realizará una primera revisión de la documentación presentada comprobando que cumple los requisitos de digitalización anteriormente señalados: 4. La documentación puede enviarse a su destino electrónicamente. No se digitalizará la documentación que vaya dirigida a unidades administrativas no integradas en SIR, debiendo por tanto proceder al modo de envío habitual. Para saber si la unidad está o no integrada en SIR se consultará en la pestaña Oficinas SIR que se muestra en la imagen. Introducción 1. La presentación se realiza presencialmente. No se digitalizará la documentación recibida mediante correo, fax, , valija o mensajería. Sólo se digitalizará la documentación presentada de manera presencial. 2. Constan los datos de identificación de la persona interesada. No se digitalizará la documentación si no constan los datos de identificación de la persona interesada. Estos datos de identificación resultan imprescindibles para que, posteriormente, la persona interesada pueda acceder a través de la Zona Personal a las copias auténticas generadas mediante el proceso de digitalización. Cuando no sea posible digitalizar la documentación por cualquiera de estos cuatro motivos se procederá a su envío físico después de realizar el correspondiente asiento Si el destino es una unidad de la Junta de Andalucía o una unidad no conectada a S.I.R. se procederá del modo habitual. Si el destino es una unidad integrada en SIR y hubiera que realizar envío físico de la documentación se tendrán en cuenta las consideraciones que se detallan en el apartado 4.7. sobre Intercambio Registral. El NIF y los datos identificativos deben ser los de la persona interesada, que son los que se grabarán y no los del representante o persona que realice la presentación. 3. La documentación puede ser capturada por el escáner. No se digitalizará aquella documentación que no sea posible capturar mediante el escáner de la oficina de registro. Esta imposibilidad puede venir determinada por diversas causas: 4.2 Preparar, clasificar y verificar la documentación a digitalizar El formato de los documentos no es admisible por el escáner. Por ejemplo un cartel de tamaño A2. Si el tamaño de los documentos es menor a un A4, se podrá fotocopiar y proceder a la digitalización de la fotocopia obtenida. Una vez se tiene claro que se va a proceder a la digitalización es preciso preparar y clasificar la documentación a digitalizar. 1. Preparar la documentación. En este paso revisaremos la documentación eliminando grapas, eliminando dobleces, etc. El objetivo es dejar la documentación lista para hacer viable su escaneo directo. Si se considera preciso, ya sea porque ocupe menos tiempo porque El volumen de la documentación genera un fichero superior al límite establecido (ver apartado 5.1 de la Guía). Por ejemplo no se digitalizará un documento de 500 páginas. 11

12 004 Operativa de digitalización y registro Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 2. Clasificar la documentación. Esta acción consiste en anteponer a cada documento una carátula (disponibles en el Anexo) que permite al escáner crear un fichero distinto por cada documento así como clasificar su validez (original, copia o copia auténtica). La siguiente tabla recoge los criterios generales de clasificación. la encuadernación sea difícil de retirar, o porque las hojas que se obtengan sean más fáciles de escanear podrán realizarse fotocopias de la documentación (este proceso no altera la validez jurídica de la copia auténtica siempre que lo lleve a cabo el personal de registro). Cuando se presenten documentos con formatos no estándares (tarjetas, postits, papel cebolla, cuartillas, etc.) se recomienda realizar fotocopias en A4. Introducción 3. Verificar el número de documentos. Finalmente se procederá a verificar con la persona que hace la presentación que el número de documentos que vamos a digitalizar es correcto. 4.3 Grabar el registro Una vez se ha comprobado que se cumplen los requisitos para la digitalización y que disponemos de los documentos preparados para el escaneo, se procede a la grabación del asiento Los campos que se deben cumplimentar obligatoriamente son: 1. Datos de identificación de la persona interesada. Para ello debemos buscar primero si la persona ya se encuentra en la base de datos y, en caso contrario, darla de alta con su NIF, nombre y apellidos. 2. Órgano de destino. Se seleccionará en el árbol de destinos disponibles. 12

13 004 Operativa de digitalización y registro Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 4.4 Digitalizar 3. Resumen. Se indicará brevemente el contenido de la documentación presentada así como cualquier incidencia o característica particular que facilite al órgano gestor la comprensión del envío. La digitalización de la documentación se realizará mediante la aplicación iscadnet edocument conforme a las especificaciones técnicas en vigor para la digitalización de documentación dirigida a un órgano administrativo. Cuando se presenten formularios normalizados de la unta de Andalucía que dispongan de código de barras, se leerá el código mediante la pistola láser que rellenará de forma automática los campos tipo de asunto, descripción y unidad de destino. No obstante, estos campos deberán ser revisados para comprobar que la cumplimentación automática es correcta. Se deberá prestar especial atención a la unidad de destino cuando se dirija a una delegación territorial a fin de indicar la provincia concreta a que se dirige. Para ello, se invocará a la aplicación iscadnet edocument con la opción 'Abrir edocument' a fin de garantizar que la documentación a digitalizar se corresponde con el asiento registral con el que estamos trabajando en ese momento. Se puede consultar el Manual de digitalización y registro de la para conocer con detalle cómo se deben registrar los datos. Una vez finalizado el registro se procederá a la digitalización de la documentación. En caso de que una misma presentación contenga documentos de diferentes interesados y/o para diferentes trámites, habrá que grabar un asiento registral independiente por interesado (NIF), trámite (código de asunto) y destino (código DIR3). Con la documentación previamente clasificada mediante las carátulas colocadas en la bandeja de alimentación del escáner, se procederá a la captura de los documentos. En el manual de digitalización y registro se pueden consultar las especificaciones para una correcta digitalización de la documentación. 13

14 004 Operativa de digitalización y registro Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 4.5 Comprobar documentos electrónicos generados Este botón desencadenará las siguientes acciones: Finalizada la digitalización, es muy importante comprobar que el documento escaneado es una imagen fiel del original y que resulta legible. Para ello se comprobarán estos tres aspectos: 1. Los documentos serán firmados a través de una actuación administrativa automatizada que dará como resultado la creación de una copia electrónica auténtica de cada documento en papel digitalizado. Introducción 1. El número de documentos y hojas resultantes deben coincidir con lo presentado. 2. Estos documentos serán adjuntados, de manera automática, como anexos al asiento registral. 2. La imagen digitalizada es legible y corresponde con una imagen fiel del documento papel que se ha escaneado. 3. Emergerá de manera automática, al volver una ventana para imprimir el justificante cuando el destino no implique intercambio registral. 3. Los ficheros resultantes están correctamente clasificados como original, copia autentica o copia en función de las carátulas introducidas La aplicación iscadnet edocument de digitalización genera siempre copias electrónicas auténticas del documento escaneado en soporte papel. Cuando se presente algún documento en papel parcialmente legible o deteriorado y la persona exprese su deseo de que se envíe junto al resto de la documentación se anotará en el campo resumen esta circunstancia para que sea conocida por el órgano tramitador, con un texto similar a Se adjunta documento x parcialmente legible o deteriorado por deseo de la persona que hace la presentación. 4.7 Completar datos de Intercambio Registral Si el destino del asiento registral es una unidad externa a la Junta de Andalucía integrada en SIR es necesario acceder a la pestaña de Intercambio Registral y aparecerá la siguiente pantalla: 4.6 Enviar los documentos Una vez comprobados los ficheros resultantes de la digitalización, se envían mediante el correspondiente botón de la aplicación. Para completar esta pantalla se deberá seguir los pasos indicados en el apartado correspondiente del manual de usuario de digitalización y registro. 14

15 004 Operativa de digitalización y registro Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Con carácter general, se deberá tener mayor cuidado y detalle en las especificaciones y comentarios para los asientos registrales que se envíen por SIR con idea de facilitar a los órganos de destino la correcta recepción del asiento y la documentación que contiene, especialmente cuando ésta se envíe fisicamente. En los casos en que haya que poceder al envío físico de documentación para unidades administrativas integradas en SIR se tendrán en cuenta estas dos consideraciones: 1. Se acompañará una copia del justificante junto a la documentación que se envía por medios físicos para facilitar a la unidad de destino la identificación del envio físico con el asiento registral correspondiente. 2. La dirección postal del envío físico debe ser la de la unidad destinataria del intercambio en el Directorio Común de Organismos ( DIR3 ) grabada para mantener la coherencia entre el envío físico y el electrónico. 4.8 Generar el justificante y devolver originales en papel El proceso de digitalización y registro finaliza con la generación automática de un justificante de presentación firmado electrónicamente que incluirá, ademas del CSV (código seguro de verificación) con la url de localización en HCV (Herramienta Centralizada de Verificación) la relación de los documentos que se han digitalizado. El fichero del justificante se añade automáticamente al asiento registral como otro documento electrónico más. La oficina de Registro nunca se quedará con la documentación. La devolverá a la persona que realiza la presentación si se ha digitalizado o la remitirá a la unidad correspondiente que es la responsable de la obligación de custodia. Antes de devolver los originales a la persona que hace la presentación junto con el correspondiente justificante de presentación se retirarán las carátulas para ser reutilizadas en siguientes capturas. 15

16 005 Situaciones particulares ante la ciudadanía Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Situaciones particulares ante la ciudadanía 5.1 Límites para envíos electrónicos Para poder valorar si la digitalización es posible, es necesario conocer las limitaciones vigentes para el envío de documentos por medios electrónicos, ya que si éstos se superan deberán generarse varios asientos registrales o proceder a su envío físico. Los límites varían según sean envíos con destino a la Junta de Andalucía o a otras AAPP. a) Cuando la documentación vaya dirigida a otras AAPP deberá tenerse en cuenta las limitaciones que rigen los intercambios del SIR: un máximo de 5 anexos o documentos por asiento registral con un tamaño máximo de 10 MB cada uno, no pudiendo superar, en conjunto, 15 MB. b) Cuando la documentación vaya dirigida a un órgano de la Junta de Andalucía, no hay limites para el número de documentos a anexar al asiento registral y el tamaño máximo de cada fichero es 15 Mb. El tamaño de los ficheros resultantes de la digitalización varía en función de algunos parámetros como número de páginas, si contiene o no gráficos e imágenes, si requiere color o escala de grises, etc. A modo orientativo, los límites se superarían para registros enviados por SIR en los que hubiera que digitalizar más de 280 páginas en blanco y negro o más de 25 páginas en color o escala de grises. 16

17 005 Situaciones particulares ante la ciudadanía Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Si la documentación presentada supera los límites antes mencionados, se realizarán tantos asientos registrales como sea preciso y se tendrán en cuenta, para advertir a las unidades de destino, las siguientes consideraciones: En caso de error, una vez enviado, el registro no puede anularse, ya que la persona interesada ha presentado su documentación de forma correcta y es la fecha que cuenta a efectos de cómputo de plazos administrativos. 5.3 Obtención de copias auténticas 1. Se indicará en el campo resumen tal circunstancia. Por ejemplo Remisión de documentación digitalizada en registros sucesivos Introducción El derecho a obtener copias auténticas de los documentos presentados se cumple con la puesta a disposición de las mismas a través de la Zona Personal, en la que se podrá consultar el detalle de los asientos que realicen las personas interesadas así como los documentos digitalizados que se incorporaron en el acto de registro. No se mostrará el contenido del campo resumen, que si constará en el justificante de presentación entregado a la ciudadanía. 2. Se indicará además en el campo resumen que se trata de un Parcial Y de X donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto. Por ejemplo, si se tuviera que realizar el envío mediante dos registros sucesivos en el primero se anotará la indicación Parcial 1 de 2 y en el segundo Parcial 2 de 2. Cuando un mismo documento supere los límites para envíos electrónicos no deberá digitalizarse y dividirse o repartirse en varios registros porque perdería la autenticidad de la firma, sino que debe enviarse sin digitalizar por modo físico. En el caso en que el interesado sea persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica podrá consultar sus registros en Zona Personal cualquier persona física con certificado electrónico de representante de la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica. 5.2 Recomendaciones en caso de error 5.4 Facturas y justificantes de pago De acuerdo con la normativa técnica, los sistemas de interconexión registrales no permiten anular un registro una vez que ha sido enviado, por lo que se pueden producir las siguientes situaciones: Podrán presentarse en las oficinas facturas dirigidas a un órgano de la Administración siempre que su importe sea inferior a euros. En estos casos se procederá a grabar los datos correspondientes en la ventana para el registro de facturas y, a continuación, se procederá a su digitalización y envío al órgano de destino, devolviendo el original a la persona que hace la presentación. 1. En el caso en que se detecte que se ha enviado un registro con errores en la documentación porque esté incompleta, errónea o defectuosa, se generará y enviará un nuevo registro a la unidad de destino con toda la documentación ya correcta indicando esta circunstancia en el campo resumen y adjuntando el justificante del asiento registral incorrecto para su mejor identificación. Cuando se presenten facturas por un importe superior a euros se realizará la advertencia a la persona que haga la presentación de que están obligados a realizarla por medios electrónicos. Si persiste la intención de presentar la factura en la oficina se registrará como un documento más sin grabar los datos en la ventana de registro de facturas, y se digitalizará y enviará al órgano de destino haciendo constar esta circunstancia en el campo resumen. Por último, se devolverá el original a la persona que hace la presentación. 2. En el caso en que se detecte que se ha enviado un registro por error a un destino incorrecto se contactará con la unidad de destino para comunicar este error y solicitar su rechazo o reenvío a la unidad correcta. 17

18 005 Situaciones particulares ante la ciudadanía Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación 5.5. Envío físico por disposición normativa Cuando la persona que hace la presentación indica que debe enviar la documentación original al centro gestor porque así lo ha establecido una disposición normativa, se procederá al registro del correspondiente asiento y no se digitalizará la documentación procediendo mediante envío físico de la manera habitual. Introducción 18

19 Glosario Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación Glosario A Actuación administrativa automatizada Cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público. Está regulada en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. La realización de actuaciones administrativas automatizadas, bajo el principio de proporcionalidad en la utilización de los medios electrónicos, debe ser uno de los criterios para la gestión electrónica de los procedimientos. Permite simplificar y racionalizar los procesos de firma electrónica y hacerlos más ágiles y usables. C Copia Digitalización de una fotocopia o impresión presentada por un interesado sin aportar el original para su cotejo Copia electrónica auténtica Documento electrónico generado a partir de un documento origen mediante un procedimiento conforme con la Norma Técnica de Interope19

20 Glosario Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación rabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos y el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Se puede realizar mediante funcionario habilitado (en cuyo caso la copia estará firmada electrónicamente por el funcionario) o mediante actuación administrativa automatizada (en cuyo caso la firma de la copia se realizará mediante un sello electrónico). Tiene la misma validez y eficacia que el documento sobre la que se expide. nicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. Debe ser conforme con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. DIR3 (Directorio Común) El Directorio Común es un inventario unificado y común a todas las AA.PP. de las unidades orgánicas y organismos públicos, sus oficinas de registro y atención a la ciudadanía y sus unidades de gestión económica-presupuestaria, bajo un criterio de mantenimiento distribuido y corresponsable de la información. Es un instrumento básico para la interoperabilidad entre AA.PP. Introducción CSV (Código Seguro de Verificación) Código alfanumérico generado automáticamente por las aplicaciones en las cuales se firman documentos electrónicos. Si el documento está custodiado en un sistema o repositorio integrado con la HCV (Herramienta Centralizada de Verificación) aportando el CSV de un documento se puede recabar el documento original firmado. Es habitual indicar estos códigos en los denominados "informes de firma" generados por las aplicaciones ( por ejemplo la herramienta Portafirmas) de manera que las personas que disponen de copias en soporte papel de documentos electrónicos puedan contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso en la HCV al documento electrónico original firmado que está custodiado en un sistema o repositorio de una Consejería o entidad. La información de la Junta de Andalucía en el Directorio Común se gestiona de manera centralizada en la Dirección General de Planificación y Evaluación, de la Consejería de Hacienda y Administración Pública. La utilización más conocida de esta información es para la conformación de las "tripletas" que definen el destino de las facturas electrónicas y para la identificación de las remisiones al Tablón Edictal Único del BOE. F Firmante La persona física que crea una firma electrónica. En el caso de actuación administrativa automatizada, el órgano, organismo o entidad titular del sello electrónico utilizado como sistema de firma. Las aplicaciones también pueden generar estos códigos para los expedientes electrónicos que gestionen, lo que posibilita que los sistemas y repositorios integrados con la HCV puedan intercambiar los expedientes electrónicos. H D HCV (Herramienta Centralizada de Verificación) Herramienta informática implantada en la Consejería de Economia, Hacienda y Administración Pública con el propósito de homogeneizar, racionalizar y unificar la práctica de la verificación, mediante un código generado electrónicamente, de documentos firmados electróni- Digitalización El proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en uno o varios ficheros elec- 20

21 Glosario Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación camente en la Administración de la Junta de Andalucía para el contraste de su autenticidad y la comprobación de su integridad. A cada documento en papel que se digitaliza se le asigna automáticamente un código seguro de verificación (CSV) que se muestra en el justificante que se entrega a la persona interesada. En la Herramienta Centralizada de Verificación aportando el CSV se puede recuperar el documento electrónico firmado resultado del proceso de digitalización así como la información referente a su firma electrónica y metadatos asignados en el proceso. Cualquier persona, previa identificación electrónica, puede acceder a esta herramienta, no se requiere un alta expresa previa en la misma. Junta de Andalucía se debe utilizar un sello electrónico específicamente emitido para ello por la FNMT-RCM no siendo válidos para ello los certificados de componente o de "sello de entidad" que expide este prestador. SIR (Sistema de Interconexión de Registros) Infraestructura tecnológica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las AA.PP. de forma normalizada e interoperable, independientemente de la aplicación de registro utilizada. Permite eliminar el tránsito de papel entre las oficinas de registro de diferentes AA.PP. aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel. El asiento de registro a intercambiar puede corresponder a documentación aportada en soporte papel por la ciudadanía y digitalizada o a documentación electrónica generada en una unidad administrativa. Introducción I Imagen electrónica Resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento. Z Interoperabilidad Capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. Resulta necesaria para la cooperación, el desarrollo, la integración y la prestación de servicios por las Administraciones Públicas. Zona Personal La Zona Personal del portal de Atención a la ciudadanía de la Consejería de Economía, Hacienda y Administración Pública es una funcionalidad habilitada para facilitar la relación electrónica con la ciudadanía permitiéndole un acceso sencillo y rápido a diferentes tipos de información relacionada con sus trámites, en particular las presentaciones electrónicas que haya realizado la persona así como los documentos en soporte papel que haya presentado presencialmente y le hayan sido digitalizados en una oficina de registro de la Junta de Andalucía. S Sello electrónico Datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos. Se basa en un certificado de sello electrónico expedido por un prestador de servicios de confianza que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica (en la Junta de Andalucía, la FNMT-RCM). Como sistema de firma para la actuación administrativa automatizada en la Administración de la 21

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23 Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación ANEXO I Justificante de presentación

24 JUSTIFICANTE DE PRESENTACIÓN De conformidad con lo establecido en el art de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas se extiende el presente recibo a efectos de acreditación de presentación de documentos. Tipo de registro: Número de registro: Fecha y hora: Tipo de documentación física: Registro de Entrada /11/ :42.16 NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA NI OTROS SOPORTES PERSONA INTERESADA Nombre: Perez Sanchez, Luis Identificación: X PRESENTACIÓN Oficina: Lugar: CEHAP REGISTRO GENERAL SSCC Sevilla (Sevilla) DESTINO Unidad: Organismo: DIRECCIÓN GENERAL DE PATRIMONIO CONSEJERÍA DE ECONOMÍA, HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA RESUMEN RESUMEN EJEMPLO DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ANEXA Nombre Documento Tamaño (bytes) Validez Código CSV ES_A _2018_#002#X PDF COPIA AUTÉNTICA #002#X81384CC7-C5EC-4D87-80BC-E793CAD9CAB1 ES_A _2018_#002#X PDF ORIGINAL #002#X2C5D2106-DC C70-B220C17D481D ES_A _2018_#002#X PDF COPIA #002#X39745CE9-A7B3-4ADE-8EC6-E BFE El contenido de este registro está disponible para la persona interesada en la Zona Personal del portal de Atención a la ciudadanía de la Junta de Andalucía: Página 1 de 1

25 Guía de Digitalización. Operativa y criterios para la digitalización y registro de la documentación ANEXO II Carátulas reutilizables

26 Carátula reutilizable. Retirar tras la captura. Original Carátula reutilizable. Retirar tras la captura.

27 Carátula reutilizable. Retirar tras la captura. Copia Autentica Carátula reutilizable. Retirar tras la captura.

28 Carátula reutilizable. Retirar tras la captura. Copia Carátula reutilizable. Retirar tras la captura.

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