CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA SERVICIOS LOGÍSTICOS


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1 CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA SERVICIOS LOGÍSTICOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL MANIZALES, NOVIEMBRE DE 2012

2 TABLA DE CONTENIDO 1. CONDICIONES CONTRACTUALES CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS OBJETO ALCANCE REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN REUNIÓN OBLIGATORIA TRANSPARENCIA INFORMACIÓN GENERAL NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS SOLUCIÓN A CONSULTAS CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS IDIOMA DE LA OFERTA VIGENCIA DE LA OFERTA CONDICIONES DE LA OFERTA DOCUMENTOS DE LA OFERTA CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA PRECIO ASPECTOS JURÍDICOS APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN CLÁUSULA DE RESERVA EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO CELEBRACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO FONDOS VALOR DEL CONTRATO FORMA DE PAGO RETENCIÓN DE PAGOS PLAZO DE EJECUCIÓN ADICIÓN, PRÓRROGA O RENOVACIÓN DOCUMENTOS DEL CONTRATO DOMICILIO CONTRACTUAL GARANTÍAS DEL CONTRATO CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA RETENCIÓN DEL IVA...24

3 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS COMPENSACIÓN COMUNICACIONES REQUISITOS DE LAS FACTURAS FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO INTERVENTORÍA RESERVA DE LA INFORMACIÓN EQUIPOS Y HERRAMIENTAS SALUD OCUPACIONAL SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL TRANSPORTE DEL PERSONAL PERSONAL DEL CONTRATISTA EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL INDEMNIDAD TERMINACIÓN RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA CONTROL DE REGISTROS POLÍTICA AMBIENTAL REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO FORMATOS CARTA DE PRESENTACIÓN RELACIÓN DE MULTAS Y/O SANCIONES DE TODOS LOS CONTRATOS EJECUTADOS EN LOS ÚLTIMOS TRES (3) AÑOS OFERTA ECONÓMICA

4 1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS OBJETO Prestación de servicios de digitalización documental ALCANCE Digitalización documental teniendo en cuenta que los documentos deben conservar el orden inicial y se deben elaborar los índices establecidos para cada tipo de información, teniendo en cuenta además: Preparar, hacer seguimiento y recuperar los documentos para el proceso de digitalización documental. Calidad de la imagen para visualización y para impresión. En el escaneo deben tener la posibilidad de incorporar imágenes a un archivo ya existente. Restauración de documentos como eliminación de ganchos, adición de cintas para los que estén rotos, etc. Realizar todo el proceso de captura, indexación (este esquema será acordado entre las partes), imágenes con su respectivo índice y meta data. Los archivos deben quedar organizados en una estructura de subdirectorios en un servidor dispuesto por CHEC. Digitalización de imágenes en formato estándar teniendo en cuenta que se dé un aprovechamiento al máximo del espacio en disco, sin que con ello se deteriore la calidad de las imágenes. EL Contratista, deberá repetir la digitalización de aquellos documentos que no cumplan con los requerimientos de calidad exigidos por CHEC, sin que esto cause un costo adicional para CHEC y sin perjuicio de las acciones contractuales legales a que ello de lugar. Para efectos de la prestación del servicio, la CHEC proporcionará, además de un espacio físico adecuado los escritorios y sillas requeridos. Los demás equipos necesarios para llevar a cabo el objeto del contrato, corren por cuenta del Contratista. 3

5 Se debe desarrollar y presentar un plan de contingencia cuando por alguna circunstancia se genere un atraso en la ejecución de la actividad del presente contrato. Teniendo en cuenta que la documentación que se va a digitalizar puede ser de consulta en cualquier momento, se requiere disponibilidad del Contratista para suministrar la información oportunamente Es responsabilidad del Contratista realizar las instalaciones y configuraciones del os equipos o elementos informáticos que necesite para montar su infraestructura de trabajo, igualmente los rendimientos de ellos son su responsabilidad al igual que el soporte, mantenimiento, actualización y licenciamientos de software que se deba realizar. Los equipos de cómputo del Contratista deberán traer instalado su respectivo software antivirus actualizado con la última versión de detección, el cual no deberá entrar en conflicto con la red de datos. Por tanto, es responsabilidad del Contratista no traer información que contengan inmersos virus, spy, gusanos, entre otros, que puedan infectar los equipos de cómputo de la CHEC. En caso que se pueda detectar y comprobar que el Contratista ha infectado archivos o equipos de cómputo de la CHEC, éste deberá asumir las responsabilidades que conlleve. En cuanto a la instalación de los equipos los requerimientos que estarán a cargo de CHEC, son: - Puntos de red - Conexión a dominio de red (acceso) - Red eléctrica regulada - Acceso a servidor Windows Server 2003 o 2008 Los requerimientos que estarán a cargo del Contratista, además de los necesarios para la prestación del servicio, son: El licenciamiento debe cumplir con los estándares de CHEC y todo el software debe estar legalmente licenciado. Sistema Operativo Windows 7 Profesional, Enterprise Debe permitir instalación del agente antivirus y agente Dexon definido por CHEC. Cumplimiento de la Ley 603 del Computadores con tarjeta de red 10/100/1000 automático Fast Ethernet. Conexión a internet con el ancho de banda suficiente para soporte remoto a los equipos de CHEC. Software local que considere necesario para realizar sus actividades debidamente licenciado. El soporte Técnico es a cargo del contratista, Chec no lo suministra Cumplir con las políticas de seguridad de CHEC y el grupo EPM. Otras actividades requeridas por los procesos relacionadas con correspondencia y archivo. 4

6 Otros servicios prestados por la empresa seleccionada o según se requiera Consideraciones El contratista debe disponer del personal requerido para el desarrollo del contrato para garantizar el cumplimiento del mismo. Por ser un servicio a desarrollar al interior de las instalaciones de CHEC el contratante suministra materiales y puesto de operación requerido para el desarrollo del contrato, pero útiles de escritorio tales como perforadoras, sacaganchos y cosedoras deben ser suministrados por el Contratista a cada uno de los trabajadores asignados a dicho contrato, igualmente el contratista suministrará los equipos y escáner con su respectivo software para el desarrollo del proceso de digitalización. El contratista debe suministrar los elementos de protección y de dotación a los trabajadores Adicionalmente el contratista debe garantizar la prestación del servicio como mínimo dentro de la jornada de labores de la Estación Uribe y según se requiera para cumplir con la jornada laboral legal, pudiéndose modificar por parte de CHEC de acuerdo a las necesidades del servicio. La presente contratación debe tener en cuenta que la cuantía de documentos a digitalizar mínimo mensualmente es de folios, cantidad que puede tener variaciones y para lo cual el contratista debe ser flexible ante los incrementos de folios a digitalizar y que requieran más personal para atender dicha demanda REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Podrán presentar ofertas las personas jurídicas que en los últimos cinco (5) años tengan experiencia certificada en al menos (2) contratos con una duración en cada uno de ellos por un término no inferior a un año en la prestación de servicios objeto de éstos términos de referencia, las cuales deben adelantar bajo su responsabilidad las actividades inherentes al objeto que se quiere contratar. La empresa debe tener una existencia no menor de cinco (5) años, lo cual será verificado en el certificado de existencia y representación legal. El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los servicios requeridos. No se admite la participación de consorcios, uniones temporales, empresas de trabajo asociado, ni ofertas alternativas. De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en 5

7 situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas REUNIÓN OBLIGATORIA Será obligatorio para que la oferta sea tenida en cuenta asistir a la reunión con el fin de enterarse de información relevante y aclarar todas las inquietudes, la cual se realizará el día lunes 13 de noviembre de 2012 a las 2:00 p.m. en las oficinas del proceso Gestión Documental, localizado en las oficinas de la CHEC, Estación Uribe, Manizales. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será entregada por el representante de CHEC al inicio de la reunión, la cual será aportada al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios como requisito para la presentación de la oferta. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la asistencia a la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Las personas jurídicas que no puedan asistir deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin, la cual deberá ser entregada al momento de iniciar la reunión. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria, será subsanable en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo un delegado solo podrá representar a un solo oferente. La no asistencia a la reunión es causal de rechazo de la oferta. Tener muy presente que en la CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la reunión obligatoria. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados TRANSPARENCIA La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. 6

8 Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre INFORMACIÓN GENERAL NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2001 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8 y 9, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses, deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de la CHEC PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC a partir del día miércoles 07 de noviembre de

9 SOLUCIÓN A CONSULTAS Todas las inquietudes referentes a esta solicitud pública de ofertas pueden ser consultadas con la Profesional Jaqueline López Gálvez, teléfono Ext. 1416, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., o por escrito a través del correo electrónico Ni las consultas ni las respuestas correspondientes producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día viernes 16 de noviembre de 2012 a las 4:00 p.m., horas en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, Manizales. En CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax, correo electrónico o similares MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles, y en horario de oficina, antes a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. La CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de la CHEC. 8

10 IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última. En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad CONDICIONES DE LA OFERTA DOCUMENTOS DE LA OFERTA Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, y su estudio y evaluación por parte de CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta. Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, el oferente deberá incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan. Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término subsanable indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término subsanable siempre y cuando sea presentado, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente. El término no subsanable indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. 9

11 La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Los documentos son los siguientes: a) Contenido de la oferta, para lo cual el oferente debe relacionar los documentos y sus respectivos folios solicitados en este numeral. (Subsanable). b) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. (Subsanable a excepción de la firma). c) Certificado de existencia y representación legal en caso de ser persona jurídica. (Subsanable). d) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable). e) Original de la garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo de caja no se aceptan constancias de pago) de la prima, expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada). f) El oferente debe manifestar si tiene inscripción vigente en la base de datos de contratistas o proveedores de la CHEC, o en caso contrario debe aportar la constancia de inscripción en el registro o directorio de proponentes de las Cámaras de Comercio o el registro de contratistas de EPM, o constancia de haber iniciado el trámite de inscripción en alguno de estos registros. La inscripción debe ser acorde con el objeto de éstos términos de referencia (Subsanable). Si requiere inscribirse en CHEC, enviar correo a En todo caso para la aceptación de la oferta, el beneficiario debe estar inscrito al menos en uno de los registros citados. g) Certificado de antecedentes fiscales del oferente. Consultar en e imprimir. (Subsanable). h) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente. Consultar en e imprimir. (Subsanable) i) Oferta económica, según formato adjunto. (Subsanable únicamente para errores matemáticos). j) Experiencia específica certificada de acuerdo con los requerimientos indicados en el numeral REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. (Subsanable siempre y cuando se haya obtenido la experiencia antes de la fecha de cierre del proceso 10

12 de solicitud de ofertas). En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en la CHEC será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos u órdenes de compra que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. (Subsanable). k) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y evidenciarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada). l) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de (Subsanable). En cuanto a requisitos subsanables, éstos deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de la oferta y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones etc., el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo, se solicitará al oferente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en esta solicitud pública de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta debe ser presentada en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado. CONTIENE OFERTA SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original. 11

13 La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: a) Ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral DOCUMENTOS DE LA OFERTA. (Subsanable). b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados. (Subsanable). La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC, (el cual puede ser consultado en la página acepta las condiciones del presente documento; que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que de los términos de referencia y demás documentos u otros hechos haga el oferente, y que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos PRECIO Se debe cotizar en pesos colombianos. Los precios unitarios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud pública de ofertas. Los precios del suministro objeto de esta solicitud de oferta serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada. Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulados, incluyendo el costo de las garantías, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. 12

14 Las actividades complementarias podrán ser acordadas entre las partes, lo cual se hará constar en acta que suscribirán contratista e interventor. Se entenderá como actividad complementaria aquella cuya descripción no figura en el formulario de precios, pero que se requieren ejecutar y tienen relación con la contratación y las actividades previstas de la misma ASPECTOS JURÍDICOS EXIGENCIAS A LOS OFERENTES Los oferentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante certificado, que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente. El documento debe tener una antigüedad no superior a treinta (30) días de la fecha de cierre del presente proceso de contratación. Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. En caso de que el oferente haya modificado la información registrada en el RUT, deberá informarlo en su oferta y adjuntar copia del mismo GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada entre particulares, expedida por una entidad bancaria o una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país, la cual será debidamente aprobada por la CHEC; así mismo, podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un puesto de la compañía SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en las oficinas de la Empresa, Estación Uribe, Manizales, teléfono Ext El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la prima (recibo de caja expedido por la entidad aseguradora no se aceptan constancias de pago), a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., Nit , por un valor de CUATRO MILLONES DE PESOS ($ ) M/CTE. La vigencia de la garantía será mínimo de sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. La póliza garantiza a la CHEC la seriedad de la oferta correspondiente al objeto contractual y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de 13

15 acuerdo con el contenido de estos términos de referencia, por lo tanto, con el amparo, se da cobertura, entre otros, a los siguientes riesgos: No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato. No mantener las condiciones de la oferta. El retiro de la oferta luego de presentada, sin la autorización o aprobación escrita de la CHEC. La no realización de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio para el cual se ofertó. Cualquier otro evento que la CHEC pueda demostrar en forma inequívoca referente a la falta de seriedad del oferente garantizado, respecto de la oferta presentada. En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta al asegurado, por el garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. El oferente deberá asumir todos los gastos y los costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado de este proceso de contratación OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS El día de apertura se leerán los siguientes datos: Póliza de seriedad, su vigencia y 14

16 monto y finalmente el valor de cada una de las ofertas. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos jurídicos, técnicos y económicos de las ofertas. En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS La CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia. Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos: a) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud pública de ofertas. b) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas. c) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC. 15

17 d) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales. e) Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas. f) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta. g) Cuando la CHEC al verificar la información presentada, encuentre que ésta no corresponde a la realidad. La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando: a) Cuando del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa. b) Cuando ninguna de las ofertas cumpla con las especificaciones técnicas solicitadas. c) A la fecha y hora del cierre de la solicitud pública de ofertas y apertura de las ofertas no se presente ninguna oferta CLÁUSULA DE RESERVA La CHEC se reserva el derecho de adjudicar o no la presente solicitud de ofertas o de adjudicarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes, caso en el cual hará devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de la Empresa. 16

18 EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA EVALUACIÓN PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse su evaluación económica final: a) Análisis contractual y legal: En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en los términos de referencia relacionados con la presentación de los documentos discriminados en el numeral b) Experiencia del oferente: El cabal cumplimiento dado a los contratos cuyos certificados facilita el oferente con su oferta, habilitará al oferente para continuar con el análisis de la misma. c) Calidad técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento. d) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores. El contrato se adjudicará a un solo oferente. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico por folio e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión: 17

19 P1 P = P X *100 Dónde: P: Puntaje de ponderación. P1: Valor oferta evaluable más baja. Px: Valor oferta que se está ponderando. Para efecto de comparación de ofertas en igualdad de condiciones, a los oferentes pertenecientes al régimen común se les adicionará el 16% de IVA y a los pertenecientes al régimen simplificado se les adicionará el 8%, correspondiente al IVA asumido por CHEC. En caso de empate se elegirá a quien presente el menor valor en el segundo ítem ofertado y así sucesivamente; en caso de continuar el empate la Empresa optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de multas. Por multa debe entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución. En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le 18

20 informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el Contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes ACEPTACIÓN DE LA OFERTA La CHEC aceptará la oferta de acuerdo con los resultados de la evaluación. Si es del caso, la Empresa podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible se considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En este evento no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas AJUSTE ECONÓMICO Cuando la CHEC lo estime conveniente, en los eventos que a continuación se señalan, previos los estudios y análisis pertinentes, el funcionario competente dispondrá que se proceda a iniciar la etapa de ajuste económico de las ofertas que cumplan con lo exigido en los términos de referencia, y de acuerdo con lo previsto en el Artículo 15 del Manual de Contratación, así: Cuando la o las ofertas recibidas sean económicamente inconvenientes para la CHEC. Cuando la incidencia del precio en la valoración global de la oferta pueda conducir a desestimar ofertas que presenten ventajas comparativas para la CHEC. Cuando se considere que de dicho procedimiento se pueden obtener ventajas económicas para la CHEC. Para lo anterior, CHEC podrá solicitar a los oferentes elegibles que presenten una nueva oferta económica dentro del término que con tal fin se estime, vencido el cual se procederá a la apertura y evaluación de las ofertas, considerando los factores de selección inicialmente establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún oferente podrá retirar su oferta ni 19

21 introducirle modificaciones que la hagan más desfavorable para la CHEC CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO CELEBRACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Los contratos se perfeccionan en la fecha en que la CHEC envía la carta de aceptación al oferente seleccionado. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para allegar los documentos requeridos para la formalización del contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato es de cuantía indeterminada debido a que será el resultado de multiplicar las imágenes realmente digitalizadas por el Contratista y recibidas a satisfacción por CHEC, por los precios unitarios cotizados y aceptados, los cuales serán firmes durante el término de la ejecución del contrato FORMA DE PAGO Chec pagará por concepto del servicio prestado el valor mensual que corresponda, de acuerdo a los precios aceptados, previa presentación de la factura e informes que soporten detalladamente los pagos de ley correspondientes, los cuales deben contar con el visto bueno del interventor. CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los bienes, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC. 20

22 CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley. En ningún caso se concederá anticipo RETENCIÓN DE PAGOS La CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista. En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del contrato es de doce (12) meses contados a partir de la firma del Acta de Iniciación ADICIÓN, PRÓRROGA O RENOVACIÓN El contrato podrá ser adicionado, prorrogado o renovado por acuerdo entre las partes. En caso de renovación, el nuevo contrato tendrá un incremento igual al IPC del año inmediatamente anterior DOCUMENTOS DEL CONTRATO Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado. 21

23 DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales GARANTÍAS DEL CONTRATO El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago). El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono , Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones: Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa. Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes y deben expedirse con IVA incluido: De cumplimiento, equivalente al 20% del valor total del contrato y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 60 días calendario adicional. De calidad del servicio, equivalente al 20% del valor total del contrato y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y un año más. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, equivalente al 20% del valor total del contrato y su vigencia será a más 22

24 tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más. En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El Contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de la CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. La CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar 23

25 (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio),en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por la CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle Al Contratista los mayores costos. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO La CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. 24

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