Versión: 4 FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SEDE CENTRAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA RETENCIÓN


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1 DOCUMENTAL SAF - GGF - 4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SISTEMA DE CALIDAD 2 10 X EVALUACIÓN A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN *Procedimiento Evaluación al sistema de Control Interno Auditoria Interna Rendición de Informes Acciones Correctivas y Preventivas Plan de Mejoramiento Contraloría Serie documental que por su importancia en la evaluación a la gestión de los procesos y procedimientos, se hace importante para la memoria de la Entidad como evidencia en sus actuaciones correctivas y preventivas en el mejoramiento continuo de la gestión y en cumplimiento a la Constitución, las Leyes y los Objetivos Institucionales. * Acciones correctivas * Acciones preventivas * Actas * Formatos Control de Cambios de Documentación * Informe de auditoría interna * Listados de asistencia * Mapa de Riesgos * Planes de mejoramiento s documentados ADMIISTRACIÓN Y MANEJO DEL Tratamiento del producto SPNN o servicio no conforme. SAF - GGF SFF - GGF CONTABILIDAD LIBROS 1 DE 9

2 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF Libro Diario 2 8 X X Finalizado el tiempo de retención, los documentos se microfilman y se elimina el soporte en papel. Art. 28 Ley 962 de SAF - GGF Libro Mayor y Balance 2 8 X X y Venta de Inversiones. Finalizado el tiempo de retención, los documentos se microfilman y se elimina el soporte en papel. Art. 28 Ley 962 de SAF - GGF - 53 CONCILIACIONES BANCARIAS SAF - GGF Conciliaciones Bancarias 3 17 X X El tiempo de retención se cuenta a partir del cierre del proceso de conciliación, se selecciona el 10% del total de la producción anual de forma aleatoria. Esta documentación hará parte de la memoria institucional de Parques Nacionales. La demás documentación se destruirá por medio de picado del papel. * Extractos Bancarios * Formato Conciliaciones Bancarias SAF - GGF Conciliaciones Bancarias Fonam 3 17 X X El tiempo de retención se cuenta a partir del cierre del proceso de conciliación, se selecciona el 10% del total de la producción anual de forma aleatoria. Esta documentación hará parte de la memoria institucional de Parques Nacionales. La demás documentación se destruirá por medio de picado del papel. 2 DE 9

3 DOCUMENTAL * Extractos Bancarios * Formato Conciliaciones Bancarias SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF - 54 ESTADOS SAF - GGF Estados Financieros Consolidado Parques 3 17 X X Elaboración de Estados Financieros. Gestión de Recursos Financieros. Finalizado el tiempo de retención, se reproduce la información a través de un medio técnico de microfilmación o digitalización, conservando permanentemente el soporte papel, por poseer valores históricos para la Entidad. Ley 962 de 2005, (Art. 28) y Decreto 2620 de * Comprobantes de Ajuste * Comprobantes de Ingreso * Libro Auxiliar (hoja) SAF - GGF Estados Financieros Consolidado Fonam 2 17 X X Elaboración de Estados Financieros. Gestión de Recursos Financieros. Finalizado el tiempo de retención, se reproduce la información a través de un medio técnico de microfilmación o digitalización, conservando permanentemente el soporte papel, por poseer valores históricos para la Entidad. Ley 962 de 2005, (Art. 28) y Decreto 2620 de * Comprobantes de Ajuste * Comprobantes de Ingreso * Libro Auxiliar (hoja) 3 DE 9

4 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF Estados de Ingresos Fonam 2 17 X X Elaboración de Estados Financieros. Gestión de Recursos Financieros. Finalizado el tiempo de retención, se reproduce la información a través de un medio técnico de microfilmación o digitalización, conservando permanentemente el soporte papel, por poseer valores históricos para la Entidad. Ley 962 de 2005, (Art. 28) y Decreto 2620 de * Autorizaciones de descuentos * Consignaciones * Derechos de Ingreso * Facturas * Formatos * Reporte consolidado de ingresos SAF - GGF SAF - GGF PRESUPUESTO INFORMES SAF - GGF Informes de Ejecución Presupuestal 2 8 X X * Formatos establecidos por Min hacienda y la Unidad * Informe consolidado Cadena Presupuestal. Cumplido el tiempo de su gestión se microfilma o digitaliza y se elimina el soporte papel. SAF - GGF Informes de Ejecución Presupuestal Reservas de Apropiación * Informe 2 8 X X Cadena Presupuestal. Cumplido el tiempo de su gestión se microfilma o digitaliza y se elimina el soporte papel. 4 DE 9

5 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF - 10 PRESUPUESTO 2 8 X Modificaciones al Presupuesto. SAF - GGF Anteproyecto de Presupuesto * Excedentes financieros Se conserva permanentemente en el Archivo Central, por mantener vigente los valores secundarios, y se microfilman o SAF - GGF Modificaciones Presupuestales 2 8 * Memorandos * Oficios * Resoluciones Se conserva permanentemente en el Archivo Central, por mantener vigente los valores secundarios, y se microfilman o digitalizan para protegerlos del deterioro o perdida durante las consultas. SAF - GGF - 55 CERTIFICADOS * Esta Subserie Documental se puede eliminar ya que carecen de valores secundarios y se encuentran inmersas en otras series documentales. * Se deben llevar de acuerdo al Decreto111 ley de presupuesto. SAF - GGF Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 2 5 X SAF - GGF Certificados de Compromisos (RP) 2 5 X SAF - GGF Certificados de Retención en la Fuente 2 5 X SAF - GGF - TESORERÍA 5 DE 9

6 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF - 9 SAF - GGF INFORMES Informe Promedio de Depósito, Reembolso, Valorización e Inversión 2 8 X * Esta Subserie Documental se puede eliminar ya que carecen de valores secundarios y se encuentran inmersas en otras series documentales. * Se deben llevar de acuerdo al Decreto111 ley de 1996 de presupuesto. * Informe * TES SAF - GGF - 56 PROGRAMA SAF - GGF Programa Anual y Mensualizado de Caja 2 8 X X Ejecución y Control Programa Anual de Caja. Modificaciones Presupuesto. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se elimina ya que la información se refleja cuando se ejecuta el presupuesto. * Cuadros de programación de PAC * Formato establecido por Min hacienda * Modificaciones de PAC * Pagos * Proyección del PAC * Solicitudes de modificaciones SAF - GGF - 57 BOLETINES 6 DE 9

7 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF Boletín Diario de Caja y Bancos 2 8 X X * Certificado de Disponibilidad Presupuestal * Comprobantes de Ingreso y Egreso * Consignaciones * Copia Registro Presupuestal Definitivo * Copias de Contratos * Cotizaciones * Entradas de Almacén * Facturas * Facturas de servicios públicos * Formato Boletín Diario de Caja y Bancos * Formato Relación de Egresos * Formato Relación de Ingresos * Formularios de Autoliquidaciones de aportes EPS, Pensiones y Cajas de Compensación Familiar Elaboración de Boletín de Caja y Bancos. Esta serie documental se transfiere al archivo central una vez concluido su trámite administrativo se microfilmará o digitaliza se eliminará en el tiempo aquí designado. Ley 962 de 2005 y Decreto 2620 de * Nómina * Notas de Caución * Orden de pago * Relación de Aportes al Seguro 7 DE 9

8 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF - GGF Boletín Diario de Caja y Bancos Fonam 2 8 X X * Certificado de Disponibilidad Presupuestal * Comprobantes de Ingreso y Egreso * Consignaciones * Copia Registro Presupuestal Definitivo * Copias de Contratos * Cotizaciones * Entradas de Almacén * Facturas * Formato Boletín Diario de Caja y Bancos * Formato Relación de Egresos * Formato Relación de Ingresos * Formularios de Autoliquidaciones de aportes EPS, Pensiones y Cajas de Compensación Familiar * Nómina * Notas de Caución * Orden de pago * Relación de Aportes al Seguro Elaboración de Boletín de Caja y Bancos. Esta serie documental se transfiere al archivo central una vez concluido su trámite administrativo se microfilmará o digitaliza se eliminará en el tiempo aquí designado. Ley 962 de 2005 y Decreto 2620 de SAF - GGF - 58 VIGENCIAS FUTURAS 2 8 X X * Aprobación * CDP * Solicitud y justificación GESTIÓN DE Esta serie documental se transfiere al archivo central una vez concluido su 8 DE 9

9 DOCUMENTAL SISTEMA DE CALIDAD SAF GGF - 78 CAJA MENOR 2 8 X Finalizado el tiempo de Retención en el Archivo Central se debe digitalizar o microfilmar la información y se elimina el soporte papel. Ley 962 de 2005 (Art. 28) y el decreto 2620 de El soporte papel se elimina a través del método de picado. * Facturas * Recibos de caja * Resolución Ministerio de Hacienda FECHA CONVENCIONES CT = Conservación Total E : Eliminación Elaboró: Fabián Castro M/D = Microfilmación o Digitalización S = Selección Firma Responsable 9 DE 9

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